Yeni programa geçerken veri kaybı yaşamayın
Birçok acente müşteri portföyünü yıllardır Excel’de tutar. Yeni bir takip programına geçişte en büyük endişe, bütün kayıtların tek tek yeniden girilmesidir. Sigorta Takip Pro’nun veri alma ekranı, uygun biçime getirilen Excel satırlarını kontrollü şekilde programa aktarmayı sağlar.
Aktarım öncesinde nelere dikkat edilir?
Sütun başlıkları
Ad soyad, kimlik, telefon ve diğer alanların doğru başlıklarla eşleştirilmesi gerekir.
Boş ve hatalı kayıtlar
Eksik satırlar ile uygun olmayan veri biçimleri aktarım öncesinde kontrol edilir.
Tekrarlanan müşteriler
Aynı kişiye ait kopya satırların belirlenmesi veri kalitesini artırır.
Kontrollü başlangıç
Büyük dosyalarda önce küçük bir örnekle alan eşleşmesi doğrulanabilir.
Excel aktarımı ne kazandırır?
Toplu aktarım, başlangıç süresini ciddi biçimde kısaltır. Kullanıcılar tekrar veri girmek yerine mevcut portföy üzerinde çalışmaya başlar. Aktarım sonrasında müşteriler programın arama, araç, poliçe, borç ve tahsilat ekranlarıyla ilişkilendirilebilir.
Excel dosyalarının yapısı her acentede farklı olabileceği için aktarım öncesinde örnek dosya değerlendirilir. Birleştirilmiş hücreler, farklı tarih biçimleri veya aynı sütunda birden fazla bilgi bulunması durumunda dosyanın düzenlenmesi gerekebilir.
Aktarım sonrasında yapılacak kontroller
Toplam kayıt sayısı, örnek müşterilerin iletişim bilgileri ve varsa tarih alanları kontrol edilmelidir. Bu doğrulama, dosyadaki eski veya yanlış bilgilerin yeni sisteme taşınmasını önlemeye yardımcı olur. Yeni kayıtlar bundan sonra programın standart formlarıyla eklenerek tutarlı bir yapı korunur.