1. Borcun kaynağını ve toplam tutarını açık yazın
Tahsilat takibi, borcun hangi işlemden doğduğunun anlaşılmasıyla başlar. Müşteri, açıklama, toplam tutar ve vade bilgileri eksiksiz kaydedilmelidir. Açıklamalarda herkesin anlayabileceği kısa ve tutarlı ifadeler kullanmak ekip içi iletişimi kolaylaştırır.
2. Alınan ilk ödemeyi borçtan ayrı düşünmeyin
Poliçe düzenlenirken alınan tutar toplam borçtan düşülmeli ve kalan bakiye sistem tarafından hesaplanmalıdır. Kullanıcıların kalan tutarı tekrar elle yazması, toplam ile ödemeler arasında uyumsuzluğa yol açabilir. Doğru yaklaşım toplam tutar ve alınan ödeme üzerinden güncel bakiyeyi hesaplamaktır.
3. Her tahsilatı ayrı hareket olarak kaydedin
Müşteri farklı tarihlerde ödeme yaptığında yalnızca kalan bakiyeyi değiştirmek geçmişi siler. Bunun yerine her ödeme tarih, tutar ve gerekirse açıklamayla ayrı hareket olmalıdır. Böylece toplam tahsilat hesaplanabilir ve müşteriyle geçmiş işlemler açıkça paylaşılabilir.
4. Vadeli ödeme planını gerçek tahsilattan ayırın
Planlanan ödeme, gerçekleşmiş tahsilat değildir. Vadeli planda taksit numarası, hedef tarih ve tutar saklanırken ödeme geldiğinde ayrıca tahsilat hareketi oluşturulmalıdır. Sistem ilgili taksitin ödenen ve kalan tutarını bu hareketlere göre güncelleyebilir.
5. Kısmi ödemeleri doğru gösterin
Müşteri bir taksitin tamamını ödemediğinde durum doğrudan “ödendi” yapılmamalıdır. Ödenen tutar ve kalan tutar ayrı gösterilmeli, sonraki ödeme aynı taksiti tamamlayabilmelidir. Taksit tamamen kapandığında tamamlanma tarihi kaydedilebilir.
6. Vadesi geçenleri düzenli kontrol edin
Günlük veya haftalık kontrol listesinde vadesi geçen borçlar ve planlanan ödeme tarihi yaklaşan taksitler ayrı görünmelidir. Müşteriye yapılacak hatırlatmaların sıklığı ve iletişim biçimi acentenin politikasına göre belirlenmelidir.
7. Müşteriye anlaşılır döküm sunun
Tahsilat hareketleri ve vadeli ödeme planı, gerektiğinde PDF olarak ön izlenip yazdırılabilir. Dökümde müşteri bilgileri, toplam borç, yapılan ödemeler, kalan bakiye, taksit tarihleri ve durumlar açıkça yer almalıdır. Bu belge operasyonel bilgilendirme sağlar; resmî muhasebe belgesi gereksinimleri ayrıca değerlendirilir.
8. Dönemsel kontrol yapın
Toplam alacak, tahsil edilen tutar ve vadesi geçen bakiyeler belirli aralıklarla gözden geçirilmelidir. Bu kontrol yalnızca eksik ödemeleri bulmak için değil, vadeli satış politikasının işletme nakit akışına etkisini anlamak için de kullanılır.